REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Rukan alueen vanhempainyhdistys ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 27.03.2023.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 27.3.2023.

1.    Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Rukan alueen vanhempainyhdistys ry

Sähköposti: ruka.vanhempainyhdistys@gmail.com

2.    Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Rukan alueen vanhempainyhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, yhdistyksen kannatusjäsenten (yritys/yhdistys/liitto/seura/muu) yhteyshenkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3.    Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä Rukan koulun Vanhempainyhdistyksen toiminnan markkinointiin ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Henkilötietojen käsittely perustuu Rukan koulun Vanhempainyhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

4.    Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

-        Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;

-        Rekisteröidyn kotipaikka;

-        Rekisteröidyn sähköpostiosoite;

-        Rekisteröidyn puhelinnumero.

5.    Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, mm. yhdistyksen omien kotisivujen jäseneksi liittymislomakkeista, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, tai kasvokkaisista tilanteista, joissa rekisteröitävä itse luovuttaa tietojaan

6.    Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Rukan koulun Vanhempainyhdistys ry:n Yhdistysavain-järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen tehtävien hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Kun rekisteritietoja säilytetään verkkopalvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, jolla on siihen oikeus yhdistyksen luottamushenkilönä. Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

7.    Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Rukan koulun Vanhempainyhdistys ry luovutetaan heidän jäsenviestintäänsä varten yhdistyksen yhteyshenkilön yhteystiedot ao. henkilön suostumuksella. Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Rukan koulun Vanhempainyhdistys ry:n yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8.    Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Rukan koulun Vanhempainyhdistys ry:n jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

9.    Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Rukan koulun Vanhempainyhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät tiedote- ja markkinointiviestit).

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisena rekisterinpitäjälle (e-mail: rukankoulu.vy@gmail.com). Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10.  Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11.  Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse, Rukan koulun Vanhempainyhdistys ry:lle osoitteeseen rukankoulu.vy@gmail.com. 

Rukan koulun Vanhempainyhdistys ry